Timestamps & Tool-Tips zur Zeiterfassung

Detailierte Zeiterfassung ist besonders dann schwierig, wenn man während der Arbeit immer wieder mit dringenden Anrufen und Aufgaben unterbrochen wird und häufig zwischen den einzelnen Aufgaben wechselt. Da passiert es immer wieder, dass man die Arbeitsschritte nicht direkt notieren kann, sondern anschliessend rekonstruieren muss.

Das Gute ist, dass in sehr vielen Anwendungen sog. Timestamps (Datum und Uhrzeit) eingetragen werden – die Rettung! Folgende Liste enthält Anwendungen aus denen Zeiten rekonstruiert werden können.

Timestamps

• Mailclient
  Mails enthalten die Zeiten von Ein- und Ausgängen, Entwürfe enthalten die Zeit der letzten Speicherung
• Browserverlauf
  In der Browserhistorie finden sich Zeiteinträge zu jeder URL
• Skype
  Zeitpunkt von Nachrichten und Dauer der Telefonate werden erfasst
• JIRA (Projektmanagement-Tool)
  Einträge bekommen einen Zeitstempel die z.B. im Aktivity Stream des Anwenders gut ausgelesen werden können
• Datenbearbeitung
  Zeitpunkt von Download oder Speichern von Dateien
• FTP, Dropbox & Co
  Timestamps in Downloads und Uploads
• Google Drive, WordPress & Co
  Systeme, die mit automatischen Speicherungen der Versionen arbeiten enthalten benefalls jede Menge Timestamps
• GIT (Versionierungssystem für Projektentwicklungen)
  sog. Commits, die am Ende eines abgeschlossenen Arbeitsvorgangs gemacht werden enthalten Timestamps
• Telefon Voice over IP
  Telefonate enthalten die Zeit des Beginns und der Dauer
• Kollegen 😉
  Das persönliche Gespräch wird noch nirgends automatisch erfasst. Sehr hilfreich, dass die Kollegen die Zeiten auch erfassen.

Tooltips

Toggl

Toogl, ein praktisches webbasiertes Tool zur Zeiterfassung. In einem kleinen Fenster wird die Tätigkeit eingeben und mit Start/Stop gesteuert, bei Bedarf kann man zu einem späteren Zeitpunkt fortfahren. Die Aufgaben können zusätzlich Projekten zugeordnet werden. Zeiten können korrigiert und nachgetragen werden. Im Toogl-Account Dashboard können dann Übersichten ausgelesen und exportiert werden. Die Zeiten werden jeweils genau mit Beginn und Ende erfasst.

TimeStats (Chrome)

TimeStats ist ein kostenloses Add-on für Chrome, die automatisch die Browseraktivitäten erfasst und pro Domain zusammenführt, sodass am Ende des Tages eine Liste mit der Verweildauer pro Domains zur Verfügung steht.

Die Tagesaktivitäten sind in deinem kleinen PopUp in der Browsernavigation jederzeit griffbereit, beim Hover über die einzelnen Felder wird die Verweildauer der entsprechenden Domains angezeigt. Im umfangreichen Dashboard kann man unter anderem URLs ausschliessen oder nach Kategorien (Arbeit, Privat,…) sortieren. Zusätzlich hat es noch jede Menge weitere Statistiken über diverse Zeiträume.

Die Daten können exportiert werden. Einziger Haken, bisher habe ich noch nicht herausgefunden wie der Export automatisch statt Sekunden, Minuten ausgibt. Das heisst die Sekunden müssen im Export noch in Minuten/Stunden umgerechnet werden.

Mind the Time (Firefox)

Auch für Firefox hat es entsprechende Add-ons wie z.B. Mind the Time. Einiges schlanker als TimeStats und kann nicht konfiguriert werden, dafür ist der Export bereits in h:min angegeben und muss nicht mehr umgerechnet werden. Der aktuelle Stand der erfassten Gesamtzeit in der Fusszeile ist ebenfalls praktisch. Die Daten können nach Tag, Woche und Monat ausgelesen werden.


Mit diesem Werkzeugkasten ist man eigentlich gut versorgt und die Zeiterfassung erledigt sich (fast) von allein. Kundenprojekte werden in Toggl mit den entsprechenden Detailinfos versehen, alles andere kann über die Browser Add-ons ausgelesen werden. Zugegeben – zur Lieblingsbeschäftigung wird die Zeiterfassung dadurch nicht aber harmlos. Welche Tools nutzt Ihr?